Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Служебная записка о выдаче канцтоваров образец

Служебная записка о выдаче канцтоваров образец

Служебная записка о выдаче канцтоваров образец

Как написать заявку на канцтовары? Правила и образец оформления заявки на канцелярские товары

Коммерческие компании и госучреждения регулярно нуждаются в пополнении запасов канцтоваров. Чтобы упростить процесс закупки, начинающему офис-менеджеру или снабженцу необходимо знать, как правильно оформить документацию.

Заявка на закупку канцтоваров пишется по определенному образцу. Как грамотно оформить бумаги, и какие бывают документы по закупкам, читайте в этом материале.

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

  1. • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.
  2. • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности. Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет.

Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково.

В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:

  1. ✓ на приобретение канцтоваров;
  2. ✓ на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.

Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого.

Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:

  1. ✓ В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
  2. ✓ Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.

Иногда устав компании предусматривает обоснование заказа, и тогда требуется служебная записка. Есть несколько пунктов, которые обязательно стоит в ней указать:

  1. ✓ Подпись составителя и ее расшифровка.
  2. ✓ Основной текст документа с просьбой;
  3. ✓ Дата и номер записки;
  4. ✓ Справа в углу пишем адресата записки (обычно составляется на имя руководителя отдела снабжения) и адресанта (от кого);
  5. ✓ Посередине страницы название документа (Служебная записка о закупке канцелярских товаров);

Список канцтоваров для офиса прикрепляется отдельным документом, либо размещается в теле записки.

Обычно приобретение канцелярских принадлежностей и бумаги производится на основании тендеров. Компании часто сотрудничают с поставщиками на постоянной основе, поэтому имеют установленный образец заявки на приобретение канцтоваров в офис.

Тем не менее есть общие требования к содержанию внешних заявок:

  1. ✓ В основной части: составляется таблица с техническим описанием товара (блокнот А5 в мягкой обложке 100 листов), либо с конкретным названием марки (блокнот Brauberg A5 – 20 шт.)
  2. ✓ Там же указывается ФИО составителя и название отдела;
  3. ✓ Внизу заявки ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также дата написания заявки.
  4. ✓ В шапке документа – обоснование закупки (зачем необходимы указанные товары: для хозяйственных или управленческих нужд, в связи с поломкой или израсходованием);

Этот документ должен быть составлен понятно и однозначно, чтобы в процессе поставок не возникло ошибок. Узнайте, как правильно написать заявку на канцтовары, обратившись к образцу.

Образец служебной записки на канцтовары — как заполнить и чем отличается электронное обращение

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары.

Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников.

Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно. Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

  1. ручки;
  2. бумага;
  3. ластики;
  4. и т. п.
  5. карандаши;

Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

Предметы разного времени использования

  1. и т. п.
  2. дыроколы;
  3. папки;
  4. степлеры;

Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров.

В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах. Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса: Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

  1. выдачу канцелярии со склада.
  2. на закупку канцелярских товаров;

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах.

При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

  1. Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.
  2. Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
  3. В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

  1. Виза и расшифровка ответственного лица.
  2. Дата.
  3. От кого составлена записка.
  4. Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
  5. Название документа.
  6. Дата оформления и регистрационный номер.
  7. В основной части документа пишется просьба.
  8. В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ.

Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество.

Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа. Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально. Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается.

Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы. Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка.

Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.

Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы.

Это расходные материалы и элементы различного времени применения.

Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:

  1. ластики.
  2. ручки и карандаши;
  3. бумажные материалы;

Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так: В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Заявка может заполняться различными способами. Это зависит от конкретного вида документа. Например, на практике выделяют документы внутреннего и внешнего оборота.

Первый вид заявлений применяется при совершении заказа у поставщика, форма отображается в нормах заключенного с партнером договора.

Второй – когда ответственный компетентный сотрудник совершает обращение в снабженческий отдел.

Внутренние заявки, в свою очередь, также представлены в двух разновидностях:

  1. на покупку товаров рассматриваемого назначения;
  2. на выдачу со складского участка.

Внешняя заявка оформляется в адрес поставщика, который обязуется поставить необходимые товары.

При их наличии в складских помещениях в составлении бумаги внешнего типа нет смысла, поскольку можно обойтись внутренней заявкой. Образец оформления двух этих видов заявок является идентичным. На предприятии выявлением потребности работников занимается ответственное лицо. При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация.

При необходимости организуется ревизионная проверка, в ходе которой собирается общая информация. Далее, после ее получения, формируется заявка, под которой понимается письменное обращение в адрес гендиректора или иного руководителя предприятия. Традиционно запрос вне зависимости от его вида должен отвечать следующему набору требований:

  • Обязательно прописывается информации о руководителе.
  • Если есть необходимость, в сводной таблице может быть указан артикул товарной позиции.
  • Исходя из политики, заполнение производится без шаблона или с использованием фирменного бланка.
  • Оформление перечня канцтоваров осуществляется в табличном виде, таблица обязательно содержит шапку и базовую часть с перечнем нужных предметов канцелярии, количеством (шт.), единицами, в которых производится измерение.

Оформить служебную записку можно самостоятельно, особенно, если на предприятии не имеется установленного образца.

Но есть перечень реквизитов, которые нужно включить в документ в обязательном порядке:

  • Строкой ниже по центру отображается его название.
  • Справа сверху – должность и ФИО сотрудника, который является адресатом, т. е. получателем документа.
  • В нижней части прописывается регистрационный номер и дата, в которую производится оформление записки.
  • Немного ниже отмечается составитель бумаги, т. е. лицо, которое формирует обращение.
  • Далее указывается цель его составления: «на закупку материалов», «на получение материалов со складского помещения».
  • Подпись и расшифровка фамилии и инициалов ответственного лица.
  • Просьба о предоставлении.

Допускается включение таблицы с перечнем предметов канцелярии или оформление ее посредством отдельного приложения. Образец документа является аналогичным.

  • Справа сверху указывается, кому и от кого предназначается документ.
  • Ниже на одной строке указывается должность заявителя, его подпись, фамилия, инициалы.
  • Ниже следует таблица с названиями, количеством требуемых товарных позиций.
  • По центру указывается название, день, в который происходит составление, номер.

В некоторых случаях может потребоваться указание ряда дополнительных сведений.

Этот документ также представлен в табличной форме.

В него должны быть включены названия нужных вещей и их точное количество. Традиционно набор заявок осуществляется с использованием компьютера, а затем документ распечатывается.

Отличие этого документа от предыдущего заключается в том, что внизу указывается подпись не только заявителя, но и руководителя предприятия, которое обеспечило выдачу канцелярии. На законодательном уровне установлен не только перечень канцелярских товаров, которые должны быть в офисе (Постановление Госкомстата РФ №17), но и нормы их потребления. Знание этих нормативов позволит обеспечить офисных работников необходимыми канцелярскими товарами и предотвратить их преждевременное расходование.

Они зависят от нескольких факторов:

  1. направление деятельности организации;
  2. качество приобретенных канцтоваров.
  3. размер предприятия и количество сотрудников, которые на нем работают (чем оно больше, тем выше потребность в канцтоварах);

Они устанавливаются предприятием индивидуально. Также есть усредненные нормативы, установленные на законодательном уровне.

Зная их, предприятие сможет спланировать бюджет и нормировать расходы в этом направлении.

Для этих целей необходимо руководствоваться Приказом Росфинмониторинга №146 от 18 мая 2015 года. Таким образом, унифицированной формы заявки не имеется, зато есть перечень реквизитов, которые желательно и целесообразно включить в ее состав.

Оформление заявки на закупку подробно представлено в данной инструкции. Источники: http://znaydelo.ru/document/zayavleniya/zayavka-na-kanctovary.html http://spmag.ru/articles/zayavka-na-kancelyarskie-tovary-obrazec Источник: https://bizneskontent.ru/plan/tmts/obrazets-zayavki-na-kantstovary-i-sluzhebnoj-zapiski Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос

«Служебная записка на приобретение канцтоваров образец»

.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В отделе закончилась канцелярия: у одного нет бумаги, у второго карандашей, у третьего — папок.

Начальник отдела составляет служебную записку (служебку) начальнику отдела материально-технического снабжения, где фиксирует просьбу выделить на свой отдел определенное количество канцелярских товаров. Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.). Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки.

Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта. Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета.

Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат. Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов. Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании.
Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании.

Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений. Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами. Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации.

Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы. К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п. ), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы).

Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.

), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров. Источник: https://nerestne.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie-kantselyarskih-tovarov/ Частью деловой культуры являются служебные записки.

Все они носят исключительно информационный характер и создаются для осуществления деловых коммуникаций внутри одного предприятия. Записки могут быть использованы для решения многих производственных вопросов. В частности, в них открываются отношения между подразделениями одного предприятия. Это вид деловой корреспонденции, предназначенный для решения текущих вопросов в одной иерархических горизонтали.

Это вид деловой корреспонденции, предназначенный для решения текущих вопросов в одной иерархических горизонтали.

В своем большинстве служебные записки являются внутренними документами.

Для ообщения с партнерами по бизнесу практикуются другие формы (например, деловые письма). Причем для внешних коммуникаций используются в обязательном порядке официальные фирменные бланки компании или предприятия. Кроме того, для общения с внешними партнерами составляются документы, на которых предполагается подпись руководителя.

Служебная записка, предназначенная для регламентации материальных, корпоративных или организационных вопросов структурных подразделений, не предполагает обращения собственно к работодателю.

В ней должна освещаться сиюминутная ситуация с обязательным разъяснением причин, побудивших автора составить документ. Кроме того, в служебной записке должна четко быть сформулирована просьба или предложения. Здесь же допускается перечисление желаемых действий для оптимизации той или иной производственной ситуации.

Подпись на служебной записке, предназначенной для внутренних коммуникаций, ставит только ее составитель.

Как правило, это может быть начальник цеха, лаборатории или отдела, но может быть и рядовой сотрудник. Если же составляется служебная записка на покупку канцтоваров, ее чаще всего подписывает материально ответственное лицо.

Часто это бывает секретарь или иной представитель канцелярии. Деловая этика предполагает регистрацию служебных записок.

Для этого каждой из них присваивается порядковый номер. Особенно это необходимо в том случае, если в записке речь идет о приобретение каких-либо материальных ценностей. Например, служебная записка на канцтовары является поводом для выделения материальных средств из бюджета компании. Если впоследствии случится какое-либо несоответствие в бухгалтерских расчетах или обнаружатся неточности в расходных ведомостях, то «найти концы» можно будет только благодаря зарегистрированным служебным запискам.

Если впоследствии случится какое-либо несоответствие в бухгалтерских расчетах или обнаружатся неточности в расходных ведомостях, то «найти концы» можно будет только благодаря зарегистрированным служебным запискам. Как правило, на предприятии для этого выделяется специальный журнал.

Однако постепенно данная практика отходит в прошлое. В связи с повсеместной цифровизацией работы офисов целесообразнее выделить какую-то область на жестком диске компьютера либо «облачное» хранилище для размещения служебных записок.

Они не будут занимать много места, поскольку это необъемные текстовые документы.

Однако сам факт такого учета организует работу канцелярии в целом.

База электронных служебных записок заполняется достаточно быстро. В ежедневном документообороте учреждения, офиса или предприятия крутится очень много письменных обращений между цехами, отделами или подразделениями. Канцелярские товары требуются ежедневно.

Поэтому служебные записки на канцелярию находятся в постоянном документообороте. Для полноценного функционирования офиса требуется достаточное количество:

  1. тетрадей;
  2. ручек;
  3. скотча;
  4. альбомов;
  5. скрепок и прочее.
  6. карандашей;
  7. дыроколов;
  8. линеек;
  9. блокнотов;

Материально ответственное лицо или тот же секретарь должен предварительно выявить — сколько и каких конкретно единиц необходимо закупить для офиса.

Какие-то позиции являются наиболее востребованными, а с какими-то можно подождать. Иногда проводится предварительная небольшая ревизия по комплектации канцелярии или секретарской на предмет наличия соответствующих принадлежностей.

Не допускается закупка каких-то товаров впрок, на будущее.

Все это требует определенных материальных расходов, а они, в свою очередь, не терпят никакой приблизительности.

Кроме того, до составления записки нелишним будет проинспектировать, в какой мере израсходованы прежние закупки. Возможно, канцелярские принадлежности, приобретенные в прошлом квартале или месяце, еще не израсходованы. Например, пластиковые или металлические линейки не имеют срока годности, у них очень большой срок эксплуатационной пригодности.
Например, пластиковые или металлические линейки не имеют срока годности, у них очень большой срок эксплуатационной пригодности.

А скрепками и блокнотами служащие пользуются не так уж и часто в связи с переходом на электронный документооборот.

Иногда служебная записка является всего лишь дополнительным Приложением к официальному запросу на приобретение канцелярских товаров. Функциональная нагрузка этих двух документов практически одинаковая.

Их задача — поставить руководство перед фактом необходимости приобретения каких-то материальных ценностей. В отличие от заявки на приобретение канцелярских товаров записка содержит текстовую часть. В ней автор может письменно аргументировать необходимость приобретения тех или иных единиц.

Кроме того, для формирования заявки используется обычно утвержденный бланк.

Служебная же записка пишется в произвольной форме.

Тем не менее в повседневных офисных буднях выработалась определенная шаблонная практика составления записок.

В ней обязательно должны быть отражены следующие моменты:

  1. Подзаголовок. Дополнительная информация в предложном падеже конкретизирует содержание документа: «Служебная записка на закупку канцтоваров».
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Основная часть. Здесь детализируется актуальная ситуация на производстве и озвучивается конкретное предложение автора документа.
  4. Личные данные и должность.
  5. Личные данные (фамилия, имя, отчество) и полное наименование должности адресата. Их указывают в дательном падеже. Они должны быть расположены сверху, справа.
  6. Подпись автора.
  7. Наименование документа — «Служебная записка».

Заместителю директора школы по хозяйственной части Антоновой Г. П. от 05.09.2018 г. № 125

  1. Служебная записка
  2. Прошу приобрести дополнительно дляработыметодического кабинета школы следующие товары:
  3. О закупке канцтоваров
  • Скоросшиватели картонные — 20 штук.
  • Самоклеящиеся карманы и этикетки (дляинформационных стендов — 100 штук).
  • Файл-вкладыш прозрачный — 100 штук.
  • Подвесная регистратура (для хранения документации по аттестации персонала)- 20 штук.
  • Канцелярские приспособление для крепления бумаг (кольца, резинки, зажимы).

  • Папка с арочным механизмом — 20 штук.
  • Скоросшиватели пластиковые — 20 штук.

  • Папки архивные (для хранения личных дел персонала)- 100 штук.
  • Короб архивный с завязками (для хранения наглядных пособий для младших классов)- 15 штук.

  • Расходные материалы для архивации (степлеры- 10 штук, дыроколы — 2 штуки).

Заведующая учебной частью Подпись Болотова Т. С. Скачать образец служебной записки на канцелярские товары. Нельзя составлять служебную записку спонтанно.

Она требует предельной точности от автора.

(35 голос., 4,70 Источник: https://jurse.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-kanceljarskie-tovary.html

  1. Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
  2. Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
  3. Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
  4. Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67.

Это быстро и бесплатно! Скрыть содержание Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников. Это понятно из назначения документа (справочно-информативное).

С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность.

Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале. Универсального стандарта для такого документа не установлено.

Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации.

Также бумагу можно передать через кадровую службу. Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

  1. что именно нужно закупить и в связи с чем;
  2. кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
  3. регистрационный номер;
  4. заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);
  5. подпись с расшифровкой, дата написания.
  6. наименование организации, подразделения;

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4. Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА.

Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…».

Это считается правильным. Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком.

Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности.

Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная. Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др.

Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется.

Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример: Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом Васильеву И.

В. от HR-менеджера Иванова И. И.

  • Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды
  • Иванов Иван Иванович (подпись)
  • 16 января 2016 года.
  • С уважением
  • В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
  • СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например. Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4 Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла.

В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

  1. Скачать образец служебной записки на приобретение мебели
  2. Петрова Мария Ивановна (подпись)
  3. 5 мая 2017 года.
  4. С уважением,
  • Руководителю департамента материально-технического обеспечения
  • ЗАО «Сигма-Консалт»
  • Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3 В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  1. блок разноцветный – 10 штук.
  2. дырокол – 5 штук;
  3. штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
  1. руководитель отдела по работе с клиентами
  2. Иванова Ирина Ивановна (подпись)
  3. 30 мая 2017 года.
  4. С уважением,
  5. Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров
  • Директору по снабжению
  • ООО «Сигма-Шторм»
  • В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Савину И.И. от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5 Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  1. мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
  2. лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  1. Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
  2. Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники
  3. 14 мая 2016 года.
  4. С уважением,

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком» Матвееву И. И. от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8 Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами.

Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

  • Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
  • С уважением,
  • Скачать образец служебной записки на покупку телефона
  • 15 февраля 2017 года.

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например: Руководителю АХО ООО «Совремонт» Петрову П.П. от бригадира Иванова И. И.

  1. 10 мая 2015 года.
  2. Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
  3. Иванов Иван Иванович (подпись).
  4. Скачать образец служебной записки на покупку инструментов
  5. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например: Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

  • С уважением,
  • Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
  • СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

зам. генерального директора Борисов Б.Б.

(подпись) 16 марта 2016 года.

Скачать образец служебной записки на покупку настольной лампы В этом случае указывается марка шин и количество их, например: Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс» Борисову Б.Б. от начальника АХО Смирнова С.С.

  1. С уважением,
  2. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
  3. Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
  4. Скачать образец служебной записки на покупку автошин
  5. Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
  6. 20 мая 2017 года.

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

  • Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
  • +7 (800) 350-22-67Это быстро и бесплатно!
  • Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Источник: https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-zakupku.html Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела.

Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

Служебная записка является внутренним инструментом любой организации Содержание статьи

  1. 1 Как правильно написать?
  2. 3 Видео
  3. 2 Виды и примеры

Служебная записка составляется в произвольной форме, но, тем не менее, должна включать в себя ряд обязательных элементов:

  1. далее указывается дата составления документа и регистрационный номер;
  2. заголовок документа должен содержать информацию о предмете служебной записки (заголовок указывается в предложном падеже);
  3. в правом верхнем углу указывается должность и ФИО адресата в дательном падеже;
  4. затем указывается наименование самого документа, то есть «служебная записка»;
  5. в конце служебной записки указывается должность составителя, подпись и расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество).
  6. в основном тексте документа описывается сложившаяся ситуация, затем конкретное предложение или просьба;

Служебная записка в зависимости от ситуации может быть докладной или объяснительной.

Если служебная записка обеспечивает связь между сотрудниками предприятия на горизонтальном уровне (например, руководитель одного структурного подразделения может подготовить служебную записку на имя руководителя другого структурного подразделения того же предприятия), то докладная записка, являясь разновидностью служебной записки, адресуется вышестоящему руководству, например непосредственному руководителю, либо директору предприятия.

В докладной записке излагается какой-либо вопрос с определенными выводами и предложениями.

Директор проставляет резолюцию с датой и подписью на документе. Читайте обзор характеристик и производителей мембранной обуви.

Оформление служебной записки:

  1. наименование документа может располагаться как посередине, так и от границы левого поля.
  2. межстрочный интервал – 1,5;
  3. служебная записка составляется на листе бумаги формата А4;
  4. для текста используется шрифт «Times New Roman»;
  5. дата проставляется арабскими цифрами (например, 24.06.2015г.) или буквами и цифрами (например, 24 июня 2015г.);
  6. размер шрифта — 14;
  • В служебной записке «На премирование сотрудника» указывается лицо, имеющее право на получение премии, основания для выплаты денежных средств, прописывается размер выплат.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obzor-vidov-sluzhebnoj-zapiski-i-rukovodstvo-kak-sostavlyat.html Оценка статьи:

(нет голосов)

Загрузка. Поделиться с друзьями:

Служебная записка.

Образец написания

39292 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой.

Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию. ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий. Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. дате ее составления,
  2. сотруднике, который пишет записку,
  3. должностном лице, к которому она направляется.
  4. о наименовании предприятия,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  2. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  3. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  4. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  5. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться . От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+