Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Письмо сопроводительное форма

Письмо сопроводительное форма

Как написать сопроводительное письмо

Самсонова Елена Автор PPT.RU 17 декабря 2018 Оформление сопроводительного письма — не обязанность и не требование законодательства, а сложившийся обычай делового оборота. Каждый руководитель и сотрудник ведет деловую переписку, поэтому необходимо уметь грамотно составить обращение, чтобы упорядочить документооборот и иметь под рукой доказательство отправки и получения материалов другой стороной.

Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:

  1. регистрационный номер (присваивается после получения). Даст возможность контролировать сроки исполнения.
  2. опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя;
  3. дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок;

Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).

Материалы по теме Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).

Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:

  • Подпись уполномоченного лица.
  • Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.
  • Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
  • Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
  • «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.

Материалы по теме В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью.

В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.

Материалы по теме Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:

  • Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.
  • Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
  • Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
  • Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
  • Отправка адресату заказным отправлением.
  • Регистрация и присвоение исходящего номера.
  • В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
  • Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.

Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: ОБЗОРЫ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Образцы Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.
Скачать бланк сопровода Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов в Word Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации Скачать образец формы сопроводительного письма к документам Скачать образец сопроводительного письма с описью документов Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись Скачать образец сопроводительного письма к исполнительной документации Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Цели и задачи сопровода Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  2. описываются передаваемые бумаги;
  3. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  4. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  2. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  3. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;

Структура сопроводительного письма С 01.07.2018, когда оформляете сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, где описано, как написать образец сопроводительного письма к документам.

Его оформляют как на фирменном бланке, так и на чистом листе, желательно в печатном, а не рукописном виде.
Структура состоит из частей:

  1. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  2. данные адресата;
  3. информация об исполнителе.
  4. должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  5. опись передаваемых бумаг;
  6. реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
  7. заключительная часть;
  8. обращение и вводная часть;

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием.

Содержание Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено. Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…».
Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх.

№ ______)». Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  1. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.
  2. количество листов;
  3. количество экземпляров;
  4. ее наименование и реквизиты;
  5. номер бумаги по порядку в перечне;

Шаг 5. Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. подписать и возвратить отправителю;
  2. приобщить к материалам дела;
  3. рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание. Исполнитель указывается внизу листа.

Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Пример сопроводительного письма к документам ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П.

№ 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх.

№ 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

Приложение:

  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И. Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33 0 Поделиться: Предыдущая записьИнструкция по составлению отчета о закупках у СМП и СОНО по 44-ФЗСледующая записьЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС 12.03.2020Как оформить тендерный кредит для исполнения госконтракта 12.03.2019Банковские гарантии по 44-ФЗ: зачем, как выглядят, где получить 12.03.2019Инструкция по составлению конкурсной документации

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам.

При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи!

Список опубликован по приведенной ссылке. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  2. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  3. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  4. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  5. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. электронные;
  2. передаваемые на бумаге.
  3. написанные вручную;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации.

При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер.

Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. верхнюю часть с реквизитами организации;
  2. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  3. поле с исходящим номером и датой;
  4. поле для текста письма и приложений;
  5. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы. Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника) Тема____________________________________________________ Уважаемый(-ая)_______________________________! Основной текст Приложения:

  • Документ 1.
  • Документ 2.
  • Документ 3.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  2. обращение к получателю;
  3. основная часть;
  4. перечень приложений;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • О подготовке годового отчета.

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем. Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  1. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение. Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор. При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Каждая организация принимает свои правила хранения документов. Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами. Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. некорректность содержания;
  2. стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками. Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «Край» 100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105 ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212 Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г.

Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А. О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Приложения:

  • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т.А. 8(495) 111-11-11 e-mail: Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2020 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение Перечень приложений. Вежливая подпись Приложения:

  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения.

Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии.

В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

  1. В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.
  2. Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.

Сопроводительное письмо должно отражать:

  1. навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
  2. другие ваши преимущества как кандидата.
  3. релевантный опыт работы;
  4. вашу мотивацию;

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным.

Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле.

Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны.

Но и здесь необходимо чувство меры.Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода.

Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции.

Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.Структура сопроводительного письма может быть следующей:

  • Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
  • Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
  • Поприветствуйте рекрутера.
  • Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.
  • Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
  • Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
  • Поблагодарите за уделенное внимание.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера: «Добрый день! Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т.к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании.

Я хорошо знакома с вашей компанией.

С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты. Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога.

Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций.

Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется. Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.

С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.

С уважением, Алиса. Тел. ., e-mail .»*. Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя: «Здравствуйте!

Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“. Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город. Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи.

Мой контактный телефон . С уважением, Максим». Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.Пример:

«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании»

.Или: «Здравствуйте!

Рекомендуем прочесть:  Такси на кубе цены 2020

Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании.

Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета.

Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.

Связаться со мной можно по телефону. С уважением, Илья».Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

  1. Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
  2. Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
  3. Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
  4. Будьте честными!
  5. Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
  6. Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!
  7. Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания: «Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком. Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами. У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера. Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании. С уважением, Иван».
  8. Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
  9. Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
  10. Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
  11. Не рассказывайте свою биографию.

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Сопроводительное письмо

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде».

Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? : • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма.

Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). ■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом. может быть подготовлено на бланке письма (см.

Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов.

Важнейшая часть информации содержится в описании приложений.

Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности. Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так: или Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы. С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив: или С указанием.

Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами: или Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); • инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов.

В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см.

Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый – простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например: Случай второй – сложный.

Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например: Случай третий – полиграфический.

При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается: Случай четвертый – электронный.

Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой.

Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема.

Не нужно забывать и об указании вида носителя, например: Случай пятый – сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными.

Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами.

Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…». Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • подпись; • отметка об исполнителе. Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц. 2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта. 4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения.

Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее). 7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет.

Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.

В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата. 9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам.

В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим. Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см.

Пример 4), а письмо возвращается отправителю. Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010): • переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010); • переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010); • переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 34 Перечня 2010); • переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010). Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

1. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату. 2. оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт. 4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

2 thoughts on “Письмо сопроводительное форма

  1. Судья, видимо, еще недостаточно опытен. Берите решение суда, вступившее в законную силу, делайте с него ксерокопию и обращайтесь сами в Росреестр. Если возникнут какие-то препятствия, то с тем же решением обратитесь в службу судебных приставов-исполнителей

Comments are closed.

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+